How to Write an Application Letter : पत्र लिखना सीखे।

आवेदन पत्र कैसे लिखें

आवेदन पत्र एक औपचारिक दस्तावेज है जिसका उपयोग आप किसी विशेष नौकरी के लिए अपनी रुचि व्यक्त करने के लिए करते हैं। यह आपके लिए एक मजबूत पहली छाप बनाने और नियोक्ता को यह समझाने का मौका है कि आप आदर्श उम्मीदवार हैं।

आवेदन पत्र लिखने के लिए एक मार्गदर्शिका:

1. संरचना:

• शीर्षक: ऊपरी बाएं कोने में अपनी संपर्क जानकारी (नाम, पता, फोन नंबर, ईमेल) और तारीख शामिल करें।
• अभिवादन: प्राप्तकर्ता को औपचारिक रूप से “प्रिय [हिंदी में नाम]” या “आदरणीय महोदय/महोदया” (यदि नाम अनुपलब्ध है) कहकर संबोधित करें।
• परिचय: संक्षेप में अपना परिचय दें और बताएं कि आप किस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं। उल्लेख करें कि आपने नौकरी खुलने की जानकारी कहां देखी (जैसे कंपनी की वेबसाइट, जॉब पोर्टल)।
• मुख्य भाग:
  • अपनी योग्यताएं उजागर करें: नौकरी विवरण के लिए प्रासंगिक अपने कौशल और अनुभव को संक्षेप में समझाएं। नौकरी विवरण में उल्लिखित कीवर्ड का उपयोग करें और दिखाएं कि आपके कौशल कंपनी की आवश्यकताओं के अनुरूप कैसे हैं।
  • अपनी उपलब्धियों को मात्रात्मक रूप से प्रस्तुत करें: जब भी संभव हो, अपने काम के प्रभाव को प्रदर्शित करने के लिए संख्याओं और डेटा का उपयोग करें।
  • उत्साह और रुचि: कंपनी और विशिष्ट भूमिका में अपनी रुचि व्यक्त करें।
• समापन:
  • उनके समय और विचार के लिए पाठक को धन्यवाद दें।
  • एक साक्षात्कार के लिए अपनी उपलब्धता बताएं और अपनी संपर्क जानकारी फिर से उल्लेख करें।
  • “भवदीय,” “आपका,” या “धन्यवाद” जैसे समापन अभिवादन का उपयोग करें।
• हस्ताक्षर: यदि आप भौतिक प्रति जमा कर रहे हैं, तो अपना हस्तलिखित हस्ताक्षर और नीचे अपना टाइप किया हुआ नाम शामिल करें।

2. स्वरूपण:

• पेशेवर फ़ॉन्ट का उपयोग करें: टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे स्पष्ट और पढ़ने में आसान फ़ॉन्ट का चयन करें।
• उचित मार्जिन बनाए रखें: सभी तरफ मानक मार्जिन (1 इंच) का उपयोग करें।
• ध्यान से प्रूफरीड करें: सुनिश्चित करें कि आपका पत्र टाइपो और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त है।

3. अतिरिक्त सुझाव:

• अपने पत्र को अनुकूलित करें: एक सामान्य आवेदन पत्र न भेजें। इसे विशिष्ट नौकरी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करें और प्रासंगिक कौशल और अनुभवों को उजागर करें।
• इसे संक्षिप्त रखें: एक पेज के पत्र का लक्ष्य रखें।
• मजबूत क्रिया क्रियाओं का उपयोग करें: प्रभावशाली क्रियाओं का उपयोग करके अपनी उपलब्धियों को उजागर करें जो आपके कौशल और योगदान को प्रदर्शित करते हैं।
• प्रासंगिक उपलब्धियों को उजागर करें: पुरस्कार, मान्यताएं, या परियोजनाओं का संक्षिप्त उल्लेख करें जो आपकी विशेषज्ञता का प्रदर्शन करते हैं।
• प्रूफरीड और संपादित करें: जमा करने से पहले किसी भी गलती की जांच करें।

उदाहरण : How to Write an Application Letter 

सेवा में
श्रीमान प्रधानाध्यापक

रामरंजन उच्च माध्यमिक विद्यालय,
नई दिल्ली 

दिनांक : 19.02.2024

विषय : दो दिनों की छुट्टी के संबंध में

महोदय,

सविनय विनम्र निवेदन है कि पिछले कुछ दिनों से मैं लगातार बुखार व जुकाम से पीड़ित हूँ। ऐसे में डॉक्टर ने मुझे परामर्श के तौर पर अगले दो दिनों तक आराम करने के निर्देश दिए हैं। इस कारण से दिनांक 20.02.2024 से लेकर दिनांक 21.02.2024 तक मैं कक्षा से अनुपस्थित रहूँगा।

अतः श्रीमान से निवेदन है कि मेरे खराब स्वास्थ्य और चिकित्सीय परामर्श को ध्यान में रखते हुए, मुझे दो दिनों की छुट्टी देने की कृपा की जाए। इसके लिए मैं आपका सदा आभारी रहूँगा।

आपका आज्ञाकारी
पवन रंजन
कक्षा 10 
क्रमांक संख्या : 55 

हिंदी पत्र लेखन (Letter Writing in hindi) – ऑफिस में छुट्टी के लिए एप्लीकेशन / ऑफिस छुट्टी के लिए आवेदन (application for leave in office)

सेवा में
श्रीमान एचआर प्रबंधक

एसीटी इंटरनेशनल प्राइवेट लिमिटेड
गुरुग्राम

दिनांक : 23.01.2024 

विषय : भाई के विवाह हेतु कार्यालय से 09 दिनों का अवकाश

महोदय,

सविनय विनम्र निवेदन की मेरे छोटे भाई का विवाह अगले महीने की पाँचवी तारीख को तय हुआ है। इस कारण से मैं 02.02.2024  से लेकर 11.02.2024 तक कार्यालय में उपस्थित नहीं रह पाऊँगा। हालांकि, मैं आपको आश्वस्त करता हूँ कि मेरी अनुपस्थिति से पहले ही मैं अपने सभी लंबित कार्यों को पूरा कर दूंगा जिससे मेरी अनुपस्थिति में भी कार्यालय का कार्य निर्विघ्न सुचारु रूप से चलता रहेगा।

अतः श्रीमान से निवेदन है कि मुझे नौ दिनों की छुट्टी देने की कृपा की जाए। इसके लिए मैं आपका सदा आभारी रहूँगा।

आपका विश्वासी
रंजन चौधरी
सेल्स और मार्केटिंग एग्जीक्यूटिव

इम्प्लॉयी आईडी : 3165

How to Write an Application Letter In English 

An application letter is a formal document used to express your interest in a specific job opening. It’s your chance to make a strong first impression and convince the employer you’re the ideal candidate. Here’s a guide to writing an effective application letter:

1. Structure:

• Heading: Include your contact information (name, address, phone number, email) and the date on the top left corner.
• Salutation: Address the recipient formally using “Dear [Hiring Manager name]” or “Dear Sir/Madam” if the name is unavailable.
• Introduction: Briefly introduce yourself and state the position you are applying for. Mention where you saw the job opening (e.g., company website, job portal).
• Body Paragraphs:
  • Highlight your qualifications: Briefly explain your skills and experience relevant to the job description. Use keywords mentioned in the job posting and showcase how your skills align with the company’s needs.
  • Quantify your achievements: Whenever possible, use numbers and data to demonstrate the impact of your work.
  • Enthusiasm and interest: Briefly express your interest in the company and the specific role.
• Closing:
  • Thank the reader for their time and consideration.
  • State your availability for an interview and mention your contact information again.
  • Use a closing salutation like “Sincerely,” “Yours sincerely,” or “Thank you.”
• Signature: Include your handwritten signature (if submitting a physical copy) and your typed name below.

2. Formatting:

• Use a professional font: Opt for a clear and easy-to-read font like Times New Roman or Arial.
• Maintain proper margins: Use standard margins (1 inch) on all sides for a neat presentation.
• Proofread carefully: Ensure your letter is free of typos and grammatical errors.

3. Additional Tips:

• Tailor your letter: Don’t submit a generic application letter. Adapt it to the specific job requirements and highlight relevant skills and experiences.
• Keep it concise: Aim for a one-page letter.
• Use strong action verbs: Emphasize your achievements using impactful verbs that showcase your skills and contributions.
• Highlight relevant achievements: Briefly mention awards, recognitions, or projects that demonstrate your expertise.
• Proofread and edit: Double-check for any mistakes before submitting.

Here’s an example structure:

Your Name
Your Address
Your Phone Number
Your Email Address

Date

Hiring Manager Name (if available)
Title
Company Name
Company Address

Dear [Hiring Manager name] / Dear Sir/Madam,

I am writing to express my keen interest in the [Job Title] position advertised on [Platform where you saw the opening]. With [Number] years of experience in [Your field] and a strong skillset in [List relevant skills], I am confident that I possess the qualifications and drive to excel in this role.

(Body Paragraphs – Highlight your skills and experience)

(Closing Paragraph – Briefly express interest and call to action)

Thank you for your time and consideration. I am available for an interview at your earliest convenience.

Sincerely,

Your Typed Name

Remember: An application letter is your chance to showcase your value. By following these steps and tailoring your letter to the specific position, you can increase your chances of landing an interview.